HOME > Blog >  サービス紹介 > なぜ「販促倉庫」開発しようと思ったのか

Blog

なぜ「販促倉庫」開発しようと思ったのか

さて、今回は開発ストーリーみたいな大袈裟なお話しではございません。
何故、販促倉庫を開発しようかと思ったかということについてお話しを少しさせて頂きます。

■データの引き継ぎまでやってますか?

当社、1997年創業でホームページ制作、Webシステム開発を行っている会社です。
おかげさまで、中小から大手企業様までお取引がございまして、長くお取引させて頂くと人事異動や退職など担当者が変わることがあります。
そして、新しい担当者様から「○○○○のデータ持ってませんか?」と聞かれることがよくあります。

業務の流れなどの引き継ぎはちゃんと行われているのですが、前任者が作成、管理してたデータの引き継ぎまで行われていないケースが多いと。
また、データが前任者のパソコンにしかないというケースはもちろん、「社内のファイルサーバにデータを保存してあるらしいのだが見つけられない」という話も聞いたことがあります。

イメージ

現実問題として、前任者からのデータ引き継ぎは、業務上の重要データ以外はほとんど行われてないのではないでしょうか?

この問題は、引き継ぎだけではなく日常業務においても抱えている問題だと考えます。

部署内のファイル共有をNASなどで行っている企業は多いと思われます。
気軽にフォルダを作成して作業用データとして共有するような使い方が多い反面、時間が経ったデータを探すのに日々の業務で難儀ことも多々あります。

同じ部署の同僚が作成した資料を使いたいと思っても、本人に聞かないとどこにあるか解らない。
こんなことで時間を無駄にしているケースも多いはずです。

これらの問題は、文書保存方法のルールが明確化されていないことと、明確化してもそれをみんなが実践できないケースが多いと考えられます。

NASなどのファイル共有は、自由なファイル保存が出来る反面、ファイル保存方法のルールの厳格化というのは不向きなツールと言えます。

また、多量のデータからファイルを探す上で文書検索を行えるというのは機能として非常に重要です。
NASなどのファイルサーバには、文書の中身までを検索して探す機能ないのがほとんどで、ファイル名と日付でデータを探していく作業が必要となります。

上記のことから以下のことを考えました。

  1. 取引先や商品、サービス毎にカテゴライズさせるファイル共有サービスがあれば、社内データ紛失ということが減るのではないか。
  2. 文書検索機能があれば、より確実にデータを探し出せるのでないか。
  3. 文書管理システムとなると重要なデータしか保存してはいけない感じが強すぎて、使われづらい物になってしまわないか。
  4. 紙で管理していたころは、ファイリングという形でデータが分類管理されていた。電子化が進む中、営業ベースで考えた場合、引き継いだ取引先との履歴を見返すことができる必要はあるのではないか。

■取引先とのデータ共有

上記の社内データ紛失の話と同様にデータ絡みでもう一つの需要がありました。

イメージ

顧客に対して、図面や取扱説明書、データシート、代理店向けの各種販売ツールなど、一般には公開しないけど、顧客には提供したい情報です。
さらに、メールでは送れない大容量のデータ送信について。
特に、メールでは送れない大容量データは、宅ファイル便などに代表されるデータ送信サービスを使われていることが多いのですが、「この手のサービスでデータを送って良いのか?」という疑問というか抵抗感がありました。

社内データ紛失、データ管理、取引先とのデータ共有、これらを解消するツールがあったら便利なんじゃないか。
特に異動や人の入れ替わりが激しい営業視点で考えた場合、顧客単位でのデータ管理はメリットが大きいサービスなのではないかと考え開発したのが「販促倉庫」です。

取引先とのファイル共有についていえば、多くのサービスが、アカウント数による従量課金が多いのですが、これですと社外に対して気軽にアカウント発行が出来なくなります。
販促倉庫は、アカウント数による従量課金ではないのでアカウントの発行が気軽に行えるなどメリットがあります。

さらに、山のようなCC付きメールでファイル添付という、重複データによるメールサーバのストレージ容量削減などのメリットもあります。

最後に、「販促倉庫」はその名の通り、営業部署でのファイル共有という視点で開発している部分が多々あります。
現在継続している取引先との履歴以外にも、元取引先との取引内容から新しい取引の糸口を作る。
蓄積により将来的な財産になるのと信じてのサービスでもあります。