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取引先とのファイル共有

ビル

ビジネスにおいて取引先とのデータのやり取りは頻繁に行われます。
しかしデータの大容量化により、メールで送信出来ないデータが増えてきています。
このような時、大容量ファイル送信サービスを利用されている人は多いのではないでしょうか?
しかし、取引上重要なデータや非公開情報などのやり取りを考えると互いに安心できるファイル共有の仕組みが必要不可欠と言えます。

大容量ファイル送信以外にも取引先とのファイル共有の仕組みは必要性は増してきています。
近年、関係者による情報共有やトラブル防止の面から、担当者同士の1対1のメールではなく上司や関わるスタッフ全員にCCでメールを送ることを義務化している企業が増えてきております。
この時、軽いデータ添付ならまだしも数MBに及ぶデータ添付は、重複データを多量に発生させメールサーバのディスクスペースを無駄に消費することになります。

これらのことからも、社内だけにとどまらず取引先とのファイル共有ツールが必要ということがお解り頂けたと思います。


■取引先とのファイル共有に必要な機能

取引先とのファイル共有に必要な機能とは何かを説明いたします。

1. 社内アカウントと社外アカウント

完全な社内向けシステムの場合、同一の企業内での使用が前提なので企業別に利用者アカウントが登録出来ない場合がございます。
利用者を特定して各種制限や記録を取る上でも、社内アカウント、社外アカウントを分けて利用登録出来る必要がございます。

販促倉庫では、社内ユーザーだけで利用するモードと社内だけでなく、社外ユーザーにもアカウントを発行できる2種類のモードをご用意しています。

2. アクセス制限機能

利用者全てが保存してあるデータを閲覧、編集、削除できることは問題です。
取引先とのファイル共有は、相手先の機密事項が含まれることも多々ございます。
取引先とのファイル共有は、別の取引先との情報はもちろん、社内においても限られた人間にしかアクセスできないようにする必要がございます。

アクセス制限の機能として必要なのは、以下の3つ。

  1. 許可が無ければ表示することも出来ない
  2. ファイルをダウンロードすることだけ出来る
  3. ファイルを追加・編集・削除することが出来る

販促倉庫では、ユーザー毎の操作権限に加えて、作成したカテゴリ、プロジェクト(共有フォルダのような役割)一つ一つにアクセス制限を設定することが可能です。
アクセス制限は、部署全体と個人の単位の両方で設定可能です。
また、プロジェクトではダウンロードに制限がないが、ファイルの編集作業は許可されたユーザーのみと言う設定も可能。
表示、非表示が簡単に設定でき、他部署へのアクセス制限が簡単に出来ます。


3. ウイルスチェック

外部からのファイルデータの受取と社内からの外部へのファイルデータ提供で気をつけないとならないのは、パソコンウイルスに感染しているファイルではないかを確認することです。
特に外へのファイル提供は、自社のブランドを著しく傷つけるものであり何重にもチェックすべき事柄です。

販促倉庫では、ファイルのパソコンウイルススキャンが標準でご利用頂けます。
ファイルアップロード及びダウンロード時に、対象ファイルをウイルススキャン。
感染が確認されたファイルをその場で除去します。
これにより、ファイル共有で懸念されるコンピュータウイルス感染の拡散を防止します。

4. 大容量データのアップロード

スマートフォンにより動画の撮影が気軽に行えるようになりました。
ビジネスのシーンにおいても、現場作業の記録映像、イベントなどの報告映像、SNS掲載用の映像など映像利用が身近になってまいりました。
しかしながら、スマーフォトンも高画質化が進み30分以上の映像となりますと1GB以上のデータ容量になります。
常に大容量データのアップロードの必要性は無くても、いざという時に3GB程度のデータがアップロード出来る機能は必要と言えます。

販促倉庫では、1ファイルにつき最大5GB(Microsoft Edgeは4GB)までの大容量ファイルのアップロードが可能です。


5. オープンなアクセス環境

取引先とのファイル共有において、追加ソフトウェアのインストールや設定などは利用の妨げになります。
可能な限り普及率が高く、利便性の高いオープンなアクセス環境が望まれます。
 
販促倉庫では、追加設定を行わずに、Windows 10、MacOS X、iOS、Android標準ブラウザでの利用が可能です。
もちろん、VPNによるネットワーク構築も可能ですので、ご利用者の希望に合わせて柔軟な環境構築が可能です。

6. 各種ログ

ファイルのダウンロードのみならず、ファイルのアップロード、編集、削除などの機能提供する場合、誰がいつどのような操作を行ったかを記録しておく必要があります。
記録することにより不正操作の防止だけではなく、提供しているファイルに間違いなどがあり訂正をしなければならない場合も、誰がいつダウンロードしたかを知ることが出来るのは、その後の対応においても少ない労力で確実に訂正を告知出来ることにも繋がります。

販促倉庫では、ダウンロードログ以外にも各種操作ログも記録しています。

 

上記機能以外にも必要な機能はございます。
あくまでも必須機能とお考え下さい。