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実践!取引先とのファイル共有

今回は、販促倉庫を使って、取引先とのファイル共有を行う設定方法の一例を紹介したいと思います。

それではまず最初に、ペルソナというほどではないですが今回の設定にあたり簡単な利用状況を想定します。

システム利用会社は、「テスト通信工業株式会社」と言う会社で部品メーカーと仮定します。
取引先の「テスト電気株式会社」へ部品を納入。
もちろん架空の設定ですので、実在する人物及び団体とは一切関係ありません。

利用状況の想定

窓口は、テスト電気株式会社 通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課の大阪 花子様
開発課の営業担当は、営業本部 東京営業部 営業一課の東京 太郎さんです。

基本は、担当営業の東京 太郎さんと開発課の大阪 花子様とのファイル共有を想定し、必要に応じて各々のスタッフがファイル共有を行う環境作りを行います。

それでは、設定をはじめたいと思います。

■アカウント作成

まず最初に「複数会社対応モード」で運用されているか確認いたします。

「システム管理者」権限のアカウントで販促倉庫にログインいたします。
ヘッダー部分のログイン者名横の歯車アイコンをクリックして下さい。
メニューが表示されますので「システム設定」をクリックしてください。

システム設定をクリック

「システム設定」画面が表示されます。
次に「基本設定」をクリックしてください。

基本設定をクリック

「基本設定」画面が表示されます。

「運用モード」が「複数会社対応モード」が選択されていることを確認して下さい。

「1社利用モード」が選択されていた場合は、「複数会社対応モード」を選択して設定を変更して下さい。

運用モード確認

次に「大阪 花子」様と「東京 太郎」さんのユーザーアカウントを追加します。

まず、自社社員である「東京 太郎」さんのユーザーアカウント。
ヘッダー部分のログイン者名横の歯車アイコンをクリックして下さい。
メニューが表示されますので「所属・ユーザー管理」をクリックしてください。

所属・ユーザー管理をクリック

「企業一覧」画面が表示されます。「テスト通信工業株式会社(システム利用企業)」をクリックして下さい。

「テスト通信工業株式会社(システム利用企業)」をクリック

「テスト通信工業株式会社:部署一覧」画面が表示されます。

東京 太郎さんの所属する部署「営業本部 東京営業部 営業一課」を作成します。

「部署追加」ボタンをクリックして下さい。

「部署追加」ボタンをクリック

「テスト通信工業株式会社:新規部署登録」画面が表示されますので「営業本部 東京営業部 営業一課」の情報を入力して部署登録を完了して下さい。

部署登録

「テスト通信工業株式会社:部署一覧」に新しく追加した、「営業本部 東京営業部 営業一課」が表示されます。
「営業本部 東京営業部 営業一課」をクリックしてください。

「営業本部 東京営業部 営業一課」をクリック

「営業本部 東京営業部 営業一課:ユーザー一覧」が表示されます。
「ユーザー追加」ボタンをクリックしてください。

「ユーザー追加」ボタンをクリック

「新規ユーザー登録」画面が表示されます

東京 太郎さんのアカウントを作成します。

東京太郎さんの情報を入力、このアカウントの「権限設定」はカテゴリを作成することが出来る「カテゴリ管理者」しました。
「権限設定」は、あまり多くの人に上位権限を設定しないほうが管理面からも有益です。
基本は「データ編集」。プロジェクト編集以上は必要な人にだけ付与するのがよろしいと考えます。

新規ユーザー登録

東京 太郎さんのアカウント作成に引き続き、取引先の「大阪 花子」様のアカウントを作成します。
まず、「テスト電気株式会社」を追加します。
企業一覧から「企業追加」ボタンをクリックしてください。

「企業追加」ボタンをクリック

「企業新規登録」画面が表示されます。

「テスト電気株式会社」を登録して下さい。

「テスト電気株式会社」を登録

次に、東京太郎さんと同じく、企業一覧から「テスト電気株式会社」をクリックしてください。

「テスト電気株式会社」をクリック

「テスト電気株式会社:部署一覧」画面の「部署追加」ボタンをクリックして下さい。

「部署追加」ボタンをクリック

大阪 花子様の所属する部署「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」を作成します。

「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」を登録

「テスト電気株式会社:部署一覧」に新しく追加した、「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」が表示されます。
「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」をクリックして下さい。

「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」をクリック

「通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課:ユーザー一覧」が表示されます。
「ユーザー追加」ボタンをクリックしてください。

「ユーザー追加」ボタン

「新規ユーザー登録」画面が表示されます。

大阪 花子様の情報を入力、このアカウントの「権限設定」は、プロジェクト内にファイルの追加などが可能な「データ編集」にしました。

取引先の「権限設定」は、特別な事情がない限り「データ編集」か「一般(ファイルのダウンロードのみ)」にするのが安全です。

ユーザー登録

ちなみに、この一連のユーザー登録は、CSVによる一括登録も可能です。

■カテゴリ作成

ユーザーアカウントの設定が終わりましたので、今度は実際にファイル共有を行う「場」を作成していきます。

販促倉庫は、TOPカテゴリ > サブカテゴリ > プロジェクト という3階層で管理いたします。
プロジェクトは実際のデータを格納する場所で、Windowsパソコンで言う共有フォルダと思って下さい。

それでは、TOPカテゴリから順番に作成していきます。

ヘッダー部分のログイン者名横の歯車アイコンをクリックして下さい。
メニューが表示されますので「カテゴリ・プロジェクト管理」をクリックしてください。

「カテゴリ・プロジェクト管理」をクリック

「カテゴリ一覧」が表示されます。「カテゴリ追加」ボタンをクリックしてください。

「カテゴリ追加」ボタンをクリック

「新規カテゴリ追加」ウィンドウが表示されます。
カテゴリー名「東京営業部」
アクセス権の選択肢を「指定ユーザー部署のみに公開」にして登録します。

「東京営業部」カテゴリ登録

・アクセス権の追加

カテゴリ一覧に「東京営業部」が表示されます。

カテゴリ「東京営業部」は、「指定ユーザー部署のみに公開」にしていますので、システム管理者と「東京営業部」カテゴリを作成したアカウント以外は表示されない状態です。

「テスト通信工業株式会社 営業本部 東京営業部 営業一課」と「テスト電気株式会社 通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課」に所属するユーザーに表示されるように設定していきます。

「東京営業部」右横のメニューアイコンをクリックするとサブメニューが表示されます。
メニューから「アクセス権」クリックします。

「アクセス権」クリック

「アクセス権:東京営業部」が表示されます。
「アクセス権」をクリックして下さい。

「アクセス権追加」ボタンをクリック

「新規アクセス権設定」ウィンドウが表示されます。

会社名から「テスト通信工業株式会社」を選択します。
部署名リストが更新されますので「営業本部 東京営業部 営業一課」を選択して下さい。
選択しますとユーザー名に所属しているユーザーがリストに表示されます。

特定の人物を許可する場合は、ユーザー名を指定をしますが、今回部署全員にアクセス権を与えたいので「全員」を選択します。

これで登録するとアクセス権リストに「テスト通信工業株式会社 営業本部 東京営業部 営業一課 全員」が追加されます。

アクセス権追加

同じように、「テスト電気株式会社 通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課 全員」を追加して下さい。

アクセス権追加

「アクセス権追加」一覧

サブカテゴリの登録

続いて、サブカテゴリの登録を行います。

行う作業はTOPカテゴリと全く同じで、カテゴリ一覧の「東京営業部」をクリックして下さい。

「東京営業部」が表示されますので、「カテゴリ追加」ボタンをクリックしてください。

「カテゴリ追加」ボタンをクリック

「新規カテゴリ追加」ウィンドウが表示されます。

サブカテゴリの登録

カテゴリー名「営業一課」

アクセス権の選択肢を「指定ユーザー部署のみに公開」にして登録します。

ちなみにアクセス権を「全員に公開」としても、TOPカテゴリのアクセス権設定は引き継がれますので、「テスト通信工業株式会社 営業本部 東京営業部 営業一課 全員」「テスト電気株式会社 通信機器事業本部 ICTネットワーク部 開発課 全員」以外はアクセスすることは出来ません。

「営業一課」のアクセス権も同じようにTOPカテゴリ「東京営業部」と同じように設定いたします。

これは、「営業二課」「営業三課」とサブカテゴリを作成した場合、「営業一課」の内容を他の課にアクセス出来なくするためです。

サブカテゴリのアクセス権追加

■プロジェクトの作成

サブカテゴリ「営業一課」にプロジェクトを作成します。
今回は、取引先にも解りやすく「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課」というプロジェクト名にします。

サブカテゴリ「営業一課」をクリックして下さい。

「営業一課」をクリック


「営業一課」のプロジェクト一覧ページが表示されます。
「プロジェクト追加」をクリックして下さい。

「プロジェクト追加」をクリック

「新規プロジェクト登録」が表示されます。

プロジェクト名を「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課」。
プロジェクト概要は、「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課様とのファイル共有」などプロジェクトの概要を簡単に入力してください。
プロジェクトアクセス権は、他の取引先はアクセス出来ないようにする必要があるので「非公開:指定部署、担当者のみ利用可能」を選択。
プロジェクト開始日は、カレンダーアイコンをクリックしてカレンダーを表示。
今日の日付を選択して下さい。
入力が終わりましたら「登録」ボタンをクリック

「登録」ボタンをクリック


作成したプロジェクトページが表示されます。
続いて作成したプロジェクトのアクセス権をカテゴリと同じように設定していきます。

右側にある「プロジェクト設定」のメニューアイコンをクリック
サブメニューが表示されますのでメニューから「アクセス権設定」クリックします。

「アクセス権設定」クリック

「アクセス権限:テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課」が表示されます。

「アクセス権追加」ボタンをクリックして下さい。

「アクセス権追加」ボタンをクリック

「新規アクセス権設定」ウィンドウが表示されます。

ここから先は、TOPカテゴリのアクセス権設定と同じ操作を行います

以上で取引先とのファイル共有を行う基本的な設定が完了しました。

実際のファイル追加などプロジェクトの操作方法は、また別の機会に。

ちなみに、営業一課のプロジェクトに「ヨーロッパ電気株式会社 情報通信事業 開発部」があった場合、プロジェクトの「アクセス権設定」に「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課 全員」を追加しない限り大阪 花子様のアカウントでログインすると営業一課の一覧には、「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課」プロジェクトしか表示されません。

東京 太郎さんのアカウントは、営業一課所属なので、「テスト電気株式会社 ICTネットワーク部 開発課 全員」と「ヨーロッパ電気株式会社 情報通信事業 開発部」両方表示されます。

アクセス権設定による表示の違い

今回は、かなりシンプルな形で設定しています。

実際の現場では、東京 太郎さん、大阪 花子様以外にもアクセスする方はいますし、逆に同じ課内でもアクセス出来る人と出来ない人を分ける必要もございます。
また、プロジェクトには、アカウントのユーザーの権限を制限してダウンロードのみさせるアクセス権の設定もございます。

TOPカテゴリからプロジェクトまでのアクセス制限方法により様々なアクセス制御のバリエーションを構築することが可能です。

以上、「実践!取引先とのファイル共有」でした。