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ファイル履歴機能と使い方について

今回は、販促倉庫のファイル履歴機能と使い方について解説いたします。

■ファイル履歴機能とは?

ファイルサーバを使って大勢でファイル共有をする場合、古いデータで作業を行い間違って新しいファイルを上書きしてしまったり、間違って古いデータで上書きしてしまったりなどファイル共有でのよくあるトラブルです。
販促倉庫では拡張子まで含めた同じファイル名が、同じフォルダ内に存在した場合、ファイルを上書きせずに現行のファイルを履歴としてバックアップを行い、新しいファイルを保存する履歴機能がございます。

履歴管理機能が無いと上書される前のデータが残らない

履歴機能がないと

■同じファイル名の履歴保存

ファイル追加キャプチャ画像

「ファイル追加」ボタンからファイルをアップロードする場合、「同一ファイル名は履歴として保存する」にチェックが入っていますと、フォルダ内に「同一ファイル名が存在した場合」、履歴機能が働きます。

■異なるファイル名の履歴保存

  1. 異なるファイル名を履歴として保存したい場合、履歴保存したいファイル名横のコントロールメニューをクリックして表示されるメニューから「履歴」を選択して下さい。ファイルの履歴一覧が表示されます。

    コントロールメニュー「履歴」キャプチャ画像

  2. 履歴ファイルのアップロードの「ファイルを選択」ボタンをクリックして、履歴保存するファイルを選択してファイルをアップロードして下さい。

    履歴ファイルのアップロードキャプチャ画像

  3. ファイル名は、アップロード時に、拡張子はそのままで登録されている名前に変更されます。例えば、登録ファイル名「商品開発会議2018-06-18.doc」へアップロードファイル名「商品開発会議2018-06-18改訂版.docx」を履歴ファイルとして登録した場合、登録ファイル名は、「商品開発会議2018-06-18.docx」となります。

■現行ファイルの履歴処理

 新しいファイルが登録されるときにアップロードされると、現行ファイルは、アップロード日時を元にファイル名のリネーム作業と履歴フォルダへの移動を行います。

例:登録ファイル名「商品開発会議2018-06-18.doc」 → 履歴ファイル名「20180604210942-1-商品開発会議2018-06-18.doc」

履歴ファイルへのリネーム作業解説


■履歴ファイルの削除

  1. 履歴ファイルを削除したい場合は、削除を行いたいファイル名横のコントロールメニューをクリックして表示されるメニューから「履歴」を選択して下さい。ファイルの履歴一覧が表示されます。
  2. 削除したい履歴ファイル名横のコントロールメニューをクリックして表示されるメニューから「ファイル削除」を選択して下さい。

    コントロールメニュー「ファイル削除」キャプチャ画像

  3. 確認ダイアログが表示され、削除を実行するとファイルが削除されます。

    「削除」確認ダイアログキャプチャ画像

  4. この時、最新ファイルの削除を行うと、2番目に新しいファイルのリネームを行い最新ファイルとして登録変更されます。
    例:「20180604210942-1-商品開発会議2018-06-18.doc」→ 「商品開発会議2018-06-18.doc」

ファイル履歴機能と使い方は以上です。